Plantilla de presupuesto para un evento en Excel

Si te preocupa que haya partidas descontroladas o superar la cantidad inicialmente establecida, elabora un documento completo que sirva de hoja de ruta.

¿Tienes dudas sobre cómo hacerlo? Paciencia, previsión y realismo con las claves fundamentales, pero hay más. Te lo contamos a continuación.

Cómo hacer un presupuesto de gastos para un evento

Te recomendamos tener a la mano una plantilla de presupuesto de evento y seguir los siguientes pasos.

1. Anota los gastos previsibles y los posibles ingresos

En cuanto a gastos, debes tener en cuenta el precio del sitio y del equipamiento, la decoración, la publicidad del evento y la comida y bebida. También otros servicios como actuaciones, presentadores, viajes y hoteles, u obsequios o galardones si se van a dar.

Para saber cuánto cuesta organizar un evento, Professional Convention Management Association (PCMA) ofrece algunas pistas de cuánto suele suponer cada partida:

• Refrigerios: 36%.
• Material audiovisual: 16%.
• Mano de obra: 10%.
• Gastos de viaje y personal: 9%.
• Partida para marketing y promociones: 8%.
• Ponentes o proveedores de entretenimiento: 8%.
• Gastos de registro y alojamiento: 6%.
• Alquiler del espacio: 7%.

Debes considerar también los posibles ingresos. La venta de entradas, los anuncios incluidos en el programa, los proveedores y expositores que se quieran promocionar o la venta de artículos están las fuentes de ingresos más frecuentes.

2. Discute el presupuesto

Es momento de plasmar de una forma adecuada las primeras previsiones. Llévalas a un documento de Excel como el que te mostramos más abajo, y siéntate a discutir la partida general y la de cada concepto.

Si es tu empresa la que organiza el evento, habla con tus socios o responsables para que luego no haya malos entendidos. Si elaboras el presupuesto para otra empresa, cuenta con su visto bueno antes de continuar. También evitará embrollos a medio plazo.

3. Determina la cuantía inicial y el flujo de efectivo

Si calculas bien las partidas de gastos e ingresos, tendrás una idea realista de cuánto te costará el evento. Reajusta gastos previsibles con la suficiente antelación si no quieres pasar de cierta cantidad.

Busca proveedores que puedan ajustarse a lo que buscas en cuanto a servicios y precios, y negocia con ellos la forma de pago. Lo habitual es contar con una partida inicial que emplearás en conceptos como la reserva del local en el que se desarrollará el evento.

Desde esa cuantía inicial habrá un flujo de efectivo que proceda de la propia organización y de las fuentes de ingresos. Negocia plazos para hacer frente a los pagos.

4. Toma decisiones acordes y con la suficiente antelación

Las prisas nunca son buenas consejeras, pues llevan a tomar decisiones precipitadas. En el peor de los casos, podrían inflar mucho el precio de organización del evento.

Decide qué objetivo tiene su celebración y toma decisiones acordes, siempre con antelación. Anticiparte resulta útil para cuestiones como la reserva de vuelos y alojamientos, en caso de que sean necesarios.

Busca ayuda a tiempo para evitar que el trabajo te sobrepase, y asume que no puedes controlarlo todo. No tienes que conocer todos los lugares de celebración que cumplen tus expectativas, pero para eso hay directorios como el de Shabby & Chic. Además, te ayudamos a coordinar proveedores y servicios.

5. Saca conclusiones

Que un evento salga bien genera tranquilidad, pero no descuides la fase de análisis. ¿En qué medida se ha cumplido el objetivo que motivó su celebración? Es momento de recoger frutos y tomar nota para el futuro.

Para completar este paso, dispones de herramientas tecnológicas que te ayudan a medir datos cualitativos y cuantitativos del evento. Su uso te permitirá conocer cuál ha sido el retorno de inversión o ROI, que es un indicador de evaluación del rendimiento.

Es necesario sumar conceptos intangibles ajenos a lo monetario, pero que resulta igualmente útiles. Practica la escucha social en redes, realiza encuestas, recopila información a través de apps y pregunta a proveedores y patrocinadores.

Este punto será especialmente importante si te estás ocupando del evento de un agente externo, como otra empresa. Haz el registro pertinente y muestra referencias fiables.

Gastos fijos y gastos variables

Entre todos los pasos que conlleva la elaboración de un presupuesto para eventos, el más difícil es determinar las partidas adecuadas. Si no tienes ni idea de cuánto pueden costar determinados conceptos, tendrás que dedicar tiempo a conocer precios actuales por sectores que te permitan establecer una media.

Consulta las webs de los posibles proveedores para conocer tarifas y realiza llamadas pidiendo presupuestos sin compromiso.

Ten en cuenta los gastos fijos y los variables. Los gastos fijos son aquellos que se mantendrán invariables aunque cambie el número de asistentes:

• Espacio: precio de la sala, del persona, del equipo o de las mesas y sillas. Puedes ver alguno de nuestros espacios para eventos en Sevilla o en Málaga.
• Decoración: flores, velas, iluminación, globos, papel…
• Programa: actuaciones, presentadores, viajes, hoteles…
• Publicidad. Puedes prever una partida fija, pero es frecuente que la necesidad de material de copistería o envíos varíe.

Los gastos variables, en cambio, pueden sufrir modificaciones durante la planificación si cambian parámetros como el número de asistentes. O, simplemente, son más difíciles de prever. Veamos ejemplos de gastos variables:

• Refrigerio: comida, bebida, mantelería, personal, propinas…
• Obsequios: regalos y galardones.
• Varios. Es difícil predecir a cuánto ascenderán los gastos de teléfono o transporte, por ejemplo.

Algunos de los conceptos anteriores se pueden clasificar fácilmente en la otra categoría: en gastos variables en lugar de fijos o viceversa. Lo ideal es que establecer partidas tan certeras como sea posible para evitar el baile de cifras.

Consigue ingresos para tu evento

¿Has pensado que podrías conseguir ingresos en tu evento?

Hay diferentes formas de conseguir financiar total o parcialmente el gasto del evento contando con algunos ingresos. Estos son algunos de los ingresos que puedes conseguir:

• Entradas, a veces puedes cobrar una pequeña entrada simbólica a los participantes del evento. Si consigues generar interés entre los asistentes, no les costará nada comprar una entrada y de esta forma tener acceso a mejores ponentes, por ejemplo.
  
• Patrocinadores, vas a reunir en un espacio a muchas personas, problablemente alguna marca esté interesada en patrocinar parte del evento y conseguir visibilidad entre su público objetivo
  
• Expositores, quizá alguna marca puede estar interesada no sólo en patrocinar el evento sino en tener un pequeño stand informativo.

¿Quieres más ayuda para planificar tu presupuesto?

Aquí te dejamos una plantilla en Excel

Descargar plantilla de presupuesto para eventos en Excel

Para hacer una previsión certera, lo ideal es contar con un modelo de presupuesto para evento que evite que te dejes atrás partidas importantes. Te dejamos un documento completo que podrás modificar como necesites.

[Enlace a la plantilla]

En definitiva, para el elaborar un presupuesto para evento, debes hacer una previsión realista de gastos e ingresos, y a partir de ahí reajustar, negociar con proveedores y organizar. Asume que no puedes controlarlo todo y pide ayuda.

En Shabby & Chic no solo te proporcionamos una plantilla de presupuesto para evento útil. También te ayudamos a buscar el mejor sitio para que tu evento luzca y coordinamos a proveedores de diferentes servicios. En esa ayuda extra puede estar la clave del éxito del evento. ¡Toma buenas decisiones!