Las fases de un evento corporativo: Pre-Producción, Producción y Actividades Post-Evento

Organizar un evento corporativo exitoso es un proceso que requiere planificación y ejecución meticulosa en varias etapas. Cada fase es esencial y contribuye al éxito global del evento. A continuación, exploramos cada una de estas fases en detalle: pre-producción, producción y actividades post-evento.

La base del éxito de un evento corporativo

1. Fase de Pre-Producción

La pre-producción es la etapa de planificación y preparación previa al evento. Esta fase es fundamental para establecer los objetivos, definir un plan de acción y prever posibles contingencias.

Definición de objetivos y estrategia

Antes de comenzar con cualquier planificación, es esencial definir el propósito del evento. ¿Es un evento de networking, una conferencia, un lanzamiento de producto? Establecer los objetivos permite guiar todas las decisiones que se tomen durante el proceso, desde la elección de la ubicación hasta las actividades y el formato del evento.

Selección del lugar y fecha

Elegir el lugar adecuado y la fecha precisa son aspectos clave en la organización de un evento corporativo. La ubicación no solo debe ser accesible para todos los asistentes, sino que también debe ofrecer un entorno atractivo y acorde con la audiencia. En Shabby&Chic, ofrecemos una selección exclusiva de espacios para eventos corporativos en Sevilla y espacios en Málaga que se adaptan a las necesidades de cualquier evento, desde reuniones íntimas hasta grandes conferencias.

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Presupuesto

Definir un presupuesto sólido y realista es fundamental en la fase de pre-producción. El presupuesto debe incluir todos los aspectos: desde el alquiler del lugar y el catering hasta la tecnología, la decoración, y cualquier costo adicional. Esto ayuda a evitar gastos imprevistos y a mantener el control financiero durante todo el proceso.

Diseño del programa y logística

Una vez establecido el presupuesto, comienza el diseño del programa del evento. Esto incluye la organización de las actividades, la duración de cada una, y el orden en que se llevarán a cabo. Aquí también se coordinan todos los elementos logísticos, desde la gestión de transportes hasta el alojamiento, si es necesario. Es crucial tener un cronograma detallado que sirva de guía para todo el equipo de producción.

Contratación de servicios externos

La pre-producción también abarca la contratación de proveedores externos, como catering, servicios audiovisuales, tecnología para la gestión del evento y personal auxiliar. Estos proveedores deben ser cuidadosamente seleccionados y coordinados para garantizar que se alineen con los objetivos y la imagen del evento.

Promoción del evento

En la fase de pre-producción se diseñan y lanzan las campañas de marketing y comunicación para atraer a los asistentes. Utilizar las redes sociales, enviar invitaciones personalizadas y crear una página web o landing page con la información del evento son estrategias que aumentan la visibilidad y el interés.

2. Fase de producción: La ejecución del evento

La fase de producción es el momento en el que el evento cobra vida. Todos los esfuerzos de planificación y organización culminan en la ejecución de las actividades diseñadas para el día del evento.

Montaje y preparación del espacio

Unos días o unas horas antes del evento, el equipo de producción se encarga de montar todos los elementos necesarios: escenario, mesas, sillas, zonas de networking, estaciones de comida, etc. Este montaje debe seguir el diseño previamente planeado y tener en cuenta detalles como la señalización, la disposición de los puestos de bienvenida y los espacios dedicados a los patrocinadores.

Gestión de los Asistentes

El registro de los asistentes debe estar bien organizado para evitar largas filas y tiempos de espera. Contar con un equipo de bienvenida que esté preparado para resolver dudas, dirigir a los invitados y gestionar el acceso es fundamental. La tecnología puede ser una gran aliada en este sentido, ya que muchas empresas optan por utilizar herramientas de check-in digital para hacer el proceso más fluido.

Supervisión de proveedores

Durante el evento, es importante que los proveedores cumplan con sus funciones de acuerdo con lo pactado. Esto incluye al servicio de catering, los técnicos de sonido e iluminación, y los operadores de tecnología. Tener un coordinador asignado a cada uno de estos servicios asegura que todos trabajen de manera sincronizada y estén atentos a cualquier ajuste necesario.

Interacción y dinámicas en tiempo real

Mantener el engagement de los asistentes es clave en la fase de producción. Se pueden organizar dinámicas interactivas, como encuestas en tiempo real, sorteos, sesiones de preguntas y respuestas, o actividades de networking. Estas interacciones mantienen la atención de los asistentes y fortalecen su conexión con la empresa o marca organizadora.

Seguimiento y control del programa

El equipo debe estar atento para mantener el evento en horario y adaptarse rápidamente a cualquier situación inesperada. Tener un plan B y estar preparado para tomar decisiones rápidas garantiza que el evento transcurra sin mayores contratiempos.

3. Fase post-evento: mantener el impacto

Las actividades post-evento ayudan a cerrar el ciclo y a maximizar los resultados obtenidos. Esta fase es esencial para evaluar el éxito del evento, obtener retroalimentación y continuar la relación con los asistentes.

Recopilación de opiniones y feedback

Una vez finalizado el evento, es recomendable enviar encuestas de satisfacción a los asistentes para conocer su opinión. La retroalimentación sobre aspectos como el contenido, la organización y la logística ayuda a identificar áreas de mejora para futuros eventos. Estas encuestas pueden enviarse por correo electrónico o a través de una aplicación de eventos si se utilizó una.

Evaluación de los resultados

Analizar los resultados en función de los objetivos establecidos en la fase de pre-producción permite conocer el verdadero impacto del evento. Se deben evaluar aspectos como la asistencia, el nivel de participación, el engagement, y los costos versus el presupuesto inicial. Esta evaluación permite identificar éxitos y áreas de oportunidad para mejorar en futuras ocasiones.

Compartir contenidos post-evento

Una excelente manera de mantener el engagement con los asistentes es compartir contenidos relacionados con el evento, como fotos, videos o resúmenes de las conferencias. Publicar estos contenidos en redes sociales, enviar un email de agradecimiento o incluso crear un resumen en la página web del evento ayuda a prolongar el impacto del evento y a fortalecer la relación con los asistentes.

Seguimiento personalizado

Por último, realizar un seguimiento personalizado a los asistentes o clientes potenciales es una excelente estrategia post-evento. Esto incluye enviarles información sobre próximos eventos, actualizaciones de la empresa, o incluso promociones exclusivas. Este tipo de acciones refuerzan el vínculo creado durante el evento y pueden abrir oportunidades de negocio.

Conclusión

Organizar un evento corporativo requiere un enfoque estratégico en cada una de sus fases. Desde la planificación detallada en la pre-producción, pasando por la impecable ejecución en la fase de producción, hasta el seguimiento en la fase post-evento, cada etapa es clave para el éxito. La atención a cada detalle y el enfoque en la experiencia de los asistentes hacen que los eventos corporativos se conviertan en una herramienta efectiva para fortalecer la marca y alcanzar los objetivos empresariales.